Office Manager/ka

PilotGo to cyfrowy asystent dla warsztatów samochodowych. Zdejmuje z ludzi to, na co nie mają czasu: odbieranie telefonów, zapisywanie klientów, zamawianie części, pilnowanie zleceń. Dzięki temu warsztat działa szybciej, klienci są ogarnięci, a mechanicy mają więcej czasu na robotę.

Rośniemy. Coraz więcej rzeczy się dzieje — i potrzebujemy kogoś, kto to wszystko ogarnie, zanim zdążymy się w tym pogubić. Kogoś, kto lubi porządek, ale nie robi z niego religii.

Kogoś, kto ogarnia liczby, dokumenty i ludzi — i potrafi to wszystko spiąć w jedną działającą całość. Pracujemy razem z biura w Olivia Business Centre (Gdańsk) — konkretnie, bez zbędnych procedur. Liczy się efekt, nie teatr.

Kogo szukamy? Szukamy osoby, która: Jest zdyscyplinowana — pilnuje terminów, dokumentów i tematów, nawet gdy nikt jej nie przypomina Jest skrupulatna — dba o szczegóły i nie przepuszcza błędów, ale nie zamienia pracy w polowanie na przecinki Ogarnia finanse operacyjne — potrafi wystawić fakturę, dopilnować płatności i skutecznie przypomnieć się klientowi Nie ma problemu z egzekwowaniem rzeczy od innych — umie 'wyciągnąć' fakturę od zespołu albo dopilnować tematu u klienta Czuje technologię — korzysta z narzędzi, automatyzuje, nie boi się AI i usprawnia swoją pracę Potrafi działać samodzielnie — nie potrzebuje codziennej checklisty, tylko bierze temat i dowozi Umie dogadać się z ludźmi — od księgowości, przez prawników, po mechanika, który 'już jutro zrobi przelew' Mówi po angielsku na poziomie dogadywalnym Ma poczucie humoru — byle nie w rozmowach ze skarbówką i PIP. Próbowaliśmy, nie działa.

Co będziesz robić? Ogarniać współpracę z księgowością — dokumenty, rozliczenia, komunikację Ogarniać faktury i pilnować płatności (tak, czasem trzeba się przypomnieć drugi i trzeci raz. I tak, do KSeF też trzeba zaglądać) Usprawniać procesy — trochę siedzimy w EjAj, więc podpowiemy jak to robić Organizować sprawy operacyjne — wyjazdy, konferencje, spotkania, logistykę Współpracować z prawnikami i ogarniać proste umowy Pilnować spraw zespołowych — np.

umów, urlopów czy podstawowej administracji Dbać o codzienne funkcjonowanie biura — żeby wszystko działało na tyle dobrze, żeby inni mogli działać Czego oczekujemy? Dyscypliny i konsekwencji — potrafisz planować, dowozić i trzymać się ustaleń, nawet jak nikt Ci nie patrzy na ręce Samodzielności — nie czekasz na instrukcje Autentycznej sympatii do ludzi — potrafisz budować relacje, rozmiękczyć nerda i zadbać o dobrą atmosferę Dobrej organizacji — ogarniasz wiele rzeczy naraz i nic Ci nie ucieka Technologicznego ogarnięcia — nie boisz się narzędzi, uczysz się szybko Komunikatywności — umiesz jasno powiedzieć, co trzeba zrobić (i dopilnować, żeby było zrobione) Luzu i dystansu — jak wolisz do korpo to zapraszamy na pozostałe piętra OBC :) Co dajemy w zamian?