Pracownik sekretariatu

Organizacja wycieczek grupowych (ok. 50% czasu pracy): · kompleksowe planowanie i rezerwacja: układanie harmonogramów zwiedzania dla grup (szkolnych, firmowych) i indywidualnych turystów, · współpraca z podwykonawcami: kontakt z biurami podróży i lokalnymi przewodnikami oraz pilotami wycieczek w kraju i za granicą, · współpraca z Gabajem Gminy, kasjerami i pozostałymi pracownikami, · weryfikacja faktur związanych ze zwiedzaniem i ścisła współpraca z działem księgowości. Obsługa sekretariatu i administracja biura (ok.

50% czasu pracy): · organizacja i prowadzenie spraw sekretariatu - zapewnienie właściwej oprawy spotkań w biurze Gminy, · utrzymywanie kontaktów z firmami zewnętrznymi - kontrahentami i klientami, Członkami Gminy, telefoniczne udzielanie informacji, przyjmowanie interesantów; · zarządzanie pocztą emailową, · zapewnienie obsługi kancelaryjnej, szybkiego i sprawnego przepływu informacji oraz koordynowanie obiegu poczty przychodzącej i wychodzącej, prowadzenie dziennika podawczego i archiwizacja dokumentacji, zajmowanie się wysyłką poczty, przesyłek kurierskich; · dokonywanie czynności związanych z dekretacją zgodnie z wewnętrznym obiegiem dokumentów; · koordynacja zapotrzebowania i zamówień w artykuły biurowe, przemysłowe i spożywcze Gminy w porozumieniu z Kierownikiem Biura, · zaopatrzenie biura: dbanie o dostępność materiałów biurowych, artykułów spożywczych oraz materiałów reklamowych (biletów i ulotek), · współpraca z Kierownikiem Biura podczas organizacji świąt żydowskich – dbanie o zapewnienie ich właściwej oprawy, · wsparcie administracyjne Kierownika Biura przygotowywanie pism i wniosków do podmiotów i urzędów oraz dbanie o ich złożenie w terminie. Nasze wymagania: · doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (w administracji / w biurze podróży), · bardzo dobra organizacja pracy własnej, umiejętność ustalania priorytetów oraz odporność na stres, · skrupulatność i dokładność w pracy z dokumentami, · płynna obsługa komputera, w tym bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, · wysokie umiejętności interpersonalne, kultura osobista i łatwość w budowaniu relacji z klientami oraz kontrahentami, · znajomość języka angielskiego na poziomie min. B2 (umożliwiająca swobodną komunikację z klientami i gośćmi z zagranicy).

Co oferujemy: · Stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, · pracę w dynamicznym, pełnym pasji zespole, · możliwość rozwoju zawodowego.