Specjalista ds. Administracji i Koordynacji Pracy Biura

ORTLIFE to dynamicznie rozwijająca się firma działająca w branży medycznej i rehabilitacyjnej. Poszukujemy osoby wszechstronnej, dobrze zorganizowanej i komunikatywnej , która będzie wspierać codzienne funkcjonowanie firmy oraz współpracować z pracownikami różnych działów. Szukamy kogoś, kto lubi różnorodność zadań, potrafi samodzielnie organizować swoją pracę, sprawnie rozwiązuje problemy i chętnie angażuje się w pomoc innym.

To stanowisko dla osoby, która lubi, kiedy dużo się dzieje, potrafi ustalać priorytety i czerpie satysfakcję ze sprawnego organizowania codziennej pracy firmy. Twój zakres obowiązków Wszechstronne wsparcie bieżącej działalności firmy – pomoc w realizacji zadań administracyjnych, organizacyjnych i operacyjnych. Współpraca z różnymi działami – bieżący kontakt i wspieranie pracowników biur, przedstawicieli handlowych, działu sprzedaży, księgowości i pozostałych zespołów.

Koordynacja zadań i przepływu informacji – dbanie o sprawną komunikację między pracownikami oraz terminową realizację ustaleń. Obsługa klientów – kontakt telefoniczny, mailowy i przez komunikatory internetowe, udzielanie informacji oraz pomoc w rozwiązywaniu bieżących spraw. Przygotowywanie dokumentacji – w tym dokumentów związanych z dofinansowaniami PCPR, refundacją NFZ i obsługą zamówień.

Obsługa dokumentów firmowych – przygotowywanie, weryfikacja, porządkowanie i kontrola prawidłowego obiegu dokumentacji. Wsparcie procesów sprzedażowych i księgowych – wystawianie dokumentów sprzedażowych i księgowych oraz współpraca z odpowiednimi działami. Obsługa korespondencji – organizacja wysyłek, odbiór przesyłek, prowadzenie księgi nadawczej.

Bieżąca organizacja pracy biura – obsługa urządzeń biurowych, systemów informatycznych oraz realizacja codziennych zadań administracyjnych. Usprawnianie codziennej pracy – dostrzeganie problemów, proponowanie rozwiązań i aktywne wspieranie zespołu w realizacji wspólnych celów. Nasze wymagania Wielozadaniowość i dobra organizacja pracy – umiejętność sprawnego realizowania różnorodnych obowiązków i ustalania priorytetów.

Samodzielność i inicjatywa – aktywne podejście do powierzonych zadań oraz poszukiwanie rozwiązań. Komunikatywność i umiejętność współpracy – łatwość nawiązywania kontaktów i budowania dobrych relacji z pracownikami oraz klientami. Elastyczność w działaniu – umiejętność odnalezienia się w dynamicznym środowisku pracy i reagowania na zmieniające się potrzeby firmy.

Skrupulatność, odpowiedzialność i terminowość w wykonywaniu obowiązków. Umiejętność logicznego i analitycznego myślenia oraz rozwiązywania problemów. Dobra znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office.

Swobodne korzystanie z komunikatorów internetowych i znajomość mediów społecznościowych. Doświadczenie w pracy biurowej lub administracyjnej. Umiejętność pracy zarówno samodzielnej, jak i zespołowej.

Wykształcenie minimum średnie. Mile widziane: Doświadczenie w pracy z systemami CRM. Znajomość języka angielskiego.

Doświadczenie w firmie handlowej lub w branży medycznej. Znajomość dokumentacji związanej z NFZ i PCPR. Co oferujemy?

Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę . Wynagrodzenie początkowe 4 000–4 500 zł netto , uzależnione od doświadczenia i umiejętności. Możliwość wzrostu wynagrodzenia wraz ze stażem pracy, rozwojem kompetencji i zakresem odpowiedzialności.

Pracę od poniedziałku do piątku w 8-godzinnym systemie pracy. Przyjazną atmosferę i współpracę z zaangażowanym zespołem. Różnorodne i ciekawe obowiązki – praca, w której każdy dzień może przynosić nowe wyzwania.

Możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania doświadczenia w różnych obszarach funkcjonowania firmy. Kogo szukamy? Przede wszystkim osoby, która lubi pomagać, potrafi dobrze organizować swoją pracę i odnajduje się w różnorodnych zadaniach .

Zależy nam na kimś, kto nie boi się podejmować inicjatywy, potrafi współpracować z różnymi osobami i działami oraz dba o to, żeby powierzone sprawy były realizowane sprawnie i terminowo. Jeżeli jesteś osobą energiczną, dobrze zorganizowaną, komunikatywną i lubisz mieć wpływ na to, jak funkcjonuje firma – zapraszamy do zespołu ORTLIFE! Miejsce pracy: Lublin Zainteresowane osoby zachęcamy do przesłania CV.