Specjalista ds. administracji i rozliczeń / Back Office

Do naszego zespołu poszukujemy osoby, która przejmie bieżącą obsługę administracyjną i rozliczeniową firmy transportowo-spedycyjnej. Szukamy osoby bardzo dobrze zorganizowanej, dokładnej i odpowiedzialnej , która potrafi samodzielnie pilnować terminów, kontrolować otwarte sprawy i doprowadzać rozpoczęte tematy do końca. Nie jest to stanowisko samodzielnej księgowej.

Pełna księgowość firmy prowadzona jest przez zewnętrzne biuro księgowe. Twój zakres obowiązków Do głównych zadań będzie należało: wystawianie faktur sprzedażowych, kontrolowanie terminów płatności i monitorowanie należności od klientów, kontakt z klientami w sprawie przeterminowanych płatności, prowadzenie zestawienia należności i bieżąca windykacja miękka, prawidłowe rozliczanie wpływających płatności, zgłaszanie i eskalowanie przeterminowanych lub problematycznych należności, wprowadzanie zleceń transportowych do systemu TMS, kontrola kompletności danych w zleceniach, skanowanie i archiwizacja dokumentów transportowych, w szczególności CMR i POD, przypisywanie dokumentów do odpowiednich zleceń, kontrolowanie brakujących dokumentów transportowych, obsługa dokumentacji dotyczącej zleceń realizowanych przez przewoźników zewnętrznych, kontrolowanie terminów płatności faktur kosztowych, przygotowywanie dokumentacji związanej ze zwrotem VAT z krajów UE, przygotowywanie i przekazywanie dokumentów do zewnętrznego biura księgowego, bieżący kontakt z biurem księgowym, obsługa korespondencji e-mailowej, prowadzenie i kontrolowanie otwartych spraw administracyjnych, dbanie o porządek w dokumentacji papierowej i elektronicznej. Kogo szukamy?

Na tym stanowisku doświadczenie jest ważne, ale jeszcze ważniejsza jest bardzo dobra organizacja własnej pracy i odpowiedzialność za powierzone procesy . Szukamy osoby, która: jest dokładna, systematyczna i uporządkowana, samodzielnie pilnuje terminów, potrafi pracować z wieloma równoległymi sprawami bez gubienia tematów, potrafi ustalać priorytety, doprowadza rozpoczęte zadania do końca, nie odkłada problemów „na później”, potrafi zauważyć, że coś się nie zgadza i samodzielnie rozpocząć wyjaśnianie, kontroluje sprawy oczekujące na odpowiedź i wraca do nich we właściwym terminie, potrafi jasno komunikować problemy i odpowiednio wcześnie je eskalować, dobrze radzi sobie z pracą na liczbach i dokumentach, swobodnie korzysta z poczty e-mail i pakietu Microsoft Office, dobrze zna Excel, szybko uczy się obsługi nowych systemów. Szczególnie zależy nam na osobie, która rozumie różnicę między wykonaniem pojedynczej czynności a odpowiedzialnością za cały proces i jego rezultat .

Mile widziane Dodatkowym atutem będzie: doświadczenie na podobnym stanowisku administracyjnym lub rozliczeniowym, doświadczenie w firmie transportowej, spedycyjnej lub logistycznej, znajomość systemów TMS, doświadczenie w wystawianiu i rozliczaniu faktur, doświadczenie w monitorowaniu należności i kontakcie z klientami w sprawie płatności, znajomość dokumentacji transportowej CMR/POD, doświadczenie we współpracy z zewnętrznym biurem księgowym, znajomość języka angielskiego lub niemieckiego. Nie wymagamy doświadczenia w prowadzeniu pełnej księgowości. Jak wygląda praca?

Praca obejmuje kilka równoległych procesów administracyjnych i rozliczeniowych, dlatego dużą wagę przykładamy do dobrej organizacji. Pracujemy w oparciu o określone procedury, terminy, checklisty oraz system zarządzania zadaniami. Oczekujemy nie tylko wykonywania powierzonych czynności, ale również pilnowania ich rezultatu .

Jeżeli faktura nie została opłacona – sprawa nie kończy się na odnotowaniu braku płatności. Jeżeli brakuje dokumentu – temat pozostaje otwarty do momentu jego uzyskania lub wyjaśnienia. Jeżeli wykonanie zadania zależy od odpowiedzi innej osoby – zadanie pozostaje pod kontrolą aż do jego zamknięcia.

Szukamy osoby, która lubi taki sposób pracy. Co oferujemy? stabilne zatrudnienie w rozwijającej się firmie transportowo-spedycyjnej, umowę o pracę, pracę stacjonarną w Łodzi, jasno określony zakres odpowiedzialności, uporządkowany system pracy, wdrożenie w procesy firmy oraz wykorzystywane systemy, samodzielne stanowisko, pracę w niewielkim zespole z bezpośrednim kontaktem z osobami decyzyjnymi, możliwość realnego wpływu na organizację procesów administracyjnych firmy.

Kogo szczególnie zapraszamy? Jeżeli lubisz sytuację, w której: faktury się zgadzają, należności są pod kontrolą, dokumenty są na swoim miejscu, terminy są zapisane i pilnowane, otwarte sprawy mają określone kolejne działanie, a rozpoczęte zadania są faktycznie doprowadzane do końca, to jest duża szansa, że dobrze odnajdziesz się na tym stanowisku.